Dokumentenmanagement

Mit dem Grundsystem der Software EcoWebDesk

Je mehr HSE-Dokumente zu erstellen und aktuell zu halten sind und je mehr Mitarbeiter an der Dokumentenpflege, Prüfung und Freigabe beteiligt sind, desto wichtiger ist ein klares und effizientes Vorgehen für alle. Mit EcoWebDesk erreichen Sie dies durch die integrierte Dokumentenverwaltung. Dokumentenablage und Dokumentenlenkung erfolgen hier auf beste Weise standardisiert.


Dokumente systematisch verwalten.

So einfach geht’s mit EcoWebDesk!

Dokumente zentral speichern

  • Übersichtliche Dokumentenablage in bedarfsgerechten Ordnerstrukturen -
  • Unterstützung aller gängigen Dateitypen 
  • Upload und Download von Einzeldokumenten sowie Dokumentensammlungen 
  • Schnelle Auffindbarkeit dank zahlreicher Filterfunktionen 
  • Zugriff bis hinunter zum einzelnen Dokument regulieren
  • Dokumente mit relevanten Datensätzen in EcoWebDesk verknüpfen 
  • Ermöglicht parallelen Dokumentenzugriff von verschiedenen Stellen aus 
  • Benutzer können Dokumente einfach per Mausklick abrufen 
  • Vorgehen macht nachträgliche Aktualisierungen leicht und stellt den Zugriff auf die stets aktuellste Version bzw. Revision eines Dokuments sicher

Dokumente bereitstellen

Dokumente revidieren

  • Zuständigkeiten für das Dokumentenmanagement klar einteilen 
  • Erinnerungen nach gewähltem Turnus pro Dokument erhalten, dass inhaltliche Aktualität per Review zu prüfen ist 
  • Versionsverwaltung für ältere und aktuelle Fassungen von Dokumenten 
  • Bearbeitungsstatus für revisionsgeführte Dokumente schafft Transparenz
  • Geregelte Dokumentenfreigabe inklusive automatischer Protokollierung der Freigabeschritte
  • Individuelle Workflows erlauben, auch mehrere Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabephasen pro Dokument genau festzulegen 
  • Intelligentes System bewirkt, dass Mitarbeiter außerhalb der Dokumentenbearbeitung immer nur auf jeweils freigegebene Fassungen zugreifen können

Revidierte Dokumente freigeben


Ab ins Archiv!

Werden Dokumente nicht mehr benötigt, sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Auch bei diesem Teil des Dokumentenmanagements hilft Ihnen EcoWebDesk: Archivieren Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente, um ein vorzeitiges Löschen zu verhindern. Gleichzeitig schaffen Sie mehr Übersicht, denn archivierte Dokumente sind nur noch für bestimmte Benutzer in EcoWebDesk sichtbar.

Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel

Alle Betriebsanweisungen außerhalb des Gefahrstoffmanagements organisieren Sie mit dem EcoWebDesk-Modul Arbeitssicherheit.

EcoWebDesk jetzt 14 Tage kostenlos testen.

„Kennt man eines, kennt man alle: EcoWebDesk ist intuitiv steuerbar und einfach in der Anwendung. Kennt man den Aufbau eines Moduls, findet man sich auch in allen anderen Modulen sofort zurecht.“

Dr. Werner Wahlers, Quality Management & Technology, INEOS Phenol GmbH